山口エスエスサービス株式会社は、DM発送代行システム事業、SS卸売事業、イベント企画立案事業、通信販売事業を実施する上で、お客様の個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを深く認識し、業務において個人情報を取り扱う場合には、個人情報に関する法令及び個人情報保護のために定めた社内規定を定め、また、組織体制を整備し、個人情報の適切な保護に努めることにより、お客様を尊重し、当社に対する期待と信頼に応えていきます。

個人情報の取得、利用、提供

当社は、事業活動の範囲内で個人情報の利用目的を特定し、その目的達成のために必要な限度で公正かつ適正に個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、取得した個人情報の目的外利用をしないよう処置を講じます。

法令・規範の遵守

当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範及び社会秩序を遵守し、個人情報の適切な保護に努めます。

個人情報の適切な管理

当社は、私たちが取り扱う個人情報について、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えいなどの危険を十分に認識し、合理的な安全対策を実施するとともに、問題が発生した場合は適切な是正措置を講じます。

問い合わせへの対応

当社は、私たちが取り扱う個人情報について、本人から開示、訂正、利用停止及び苦情相談等のお問い合わせがあった場合は適正に対応します。

継続的改善

当社は、個人情報保護に関する管理規定及び管理体制を整備し、全社員で徹底して運用するとともに定期的な見直しを行い、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。

2022年11月15日　制定
2026年10月15日　改訂

山口エスエスサービス株式会社
代表取締役社長　渡辺　竜司

＜個人情報保護方針に関する連絡先＞

個人情報問合せ窓口
住所　山口県周南市鼓海2丁目118-67
個人情報保護管理者　玉野　武志
TEL　0834-26-0005

当社が取扱う個人情報について

　当社では「個人情報保護方針」に基づき個人情報の適切な保護に取り組んでいます。当社が事業の用に供するために取得し、または保有する個人情報について、以下の通りお知らせいたします。

（１）個人情報の取扱事業者の名称及び住所並びに法人にあたってはその代表者の氏名

事業者名：山口エスエスサービス株式会社
代表取締役社長：渡辺　竜司
住所：山口県周南市鼓海2丁目118-67

（２）個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者：取締役　副社長　玉野　武志
電話番号：0834-26-0005

（３）個人情報の利用目的

　当社が事業活動において取扱う個人情報の利用目的は、次の通りといたします。

①保有個人データ

個人情報の種別	利用目的
取引先情報	業務管理、各種連絡、請求、支払い管理のため
従業者情報	従業者管理に係わる業務に利用するため（業務・労務・人事管理業務、給与関連業務、福利厚生業務など）
採用応募者情報	採用に係わる業務に利用するため（採用に関する情報提供、採用可否判断、採用業務に関する連絡など）
退職者情報	退職者との連絡、退職者からのお問合せへの対応に利用するため
お問合せ者情報	お問合せに回答するため
本人および代理人の情報 （開示等請求時）	開示等の求めに回答するため
通信販売業務で使用する情報	商品を配送及び各種手続き、当社販売・サービスに関連した業務連絡等に使用するため

その他、個別に書面で明示したとおりの利用目的とします。

②それ以外取得個人情報

個人情報の種別	利用目的
受託した業務により取得した個人情報	委託元との契約及び指示に基づく、各種受付表やサービス申込書等の読取り、入力、電子データ化、内容確認及び顧客情報の管理、ならびにDM発送、SMS・メール発信、電話発信、問合せ対応、アフターケアその他の受託業務の遂行のため。
求人サイトから取得した情報	求人者に対する採用の可否を判断・通知するため

（４）個人情報に関するお問合せ窓口

　保有個人データに関わるものを含め、個人情報の取扱についての苦情・相談、問合せは、下記の【問合せ窓口】までお申し出ください。

（５）所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先

　なし

（６）開示等の手続について

　当社では、保有個人データに関して、ご本人の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止および第三者提供記録の開示）の請求に迅速に対応いたします。ご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人或いはその代理人であることを確認した上で、合理的な期間及び範囲で対応いたします。

（７）開示等の受付方法・窓口

　保有個人データに関する開示等のお申し出は、下記の受付窓口までご連絡ください。ご連絡いただきましたら、当社所定の「保有個人データ開示等請求書」を郵送または、FAX、メール等でお送り致します。内容ご記入の上必要書類を同封し、郵送またはメール等にてお申し込み下さい。（送付料は請求者のご負担となります。）

　ご本人（または代理人）であることを確認した上で、ご希望の開示方法により回答いたします。

（８）個人情報の安全管理のために講じた措置について

【基本方針の策定】
　個人情報の適正他取扱いの確保のため、法令、ガイドラインを遵守し、JIS Q 15001に準拠した「個人情報保護方針」「個人情報保護マニュアル」を策定しております。
【個人情報の取扱いに係る規律の整備】
　取得・入力、移送・送信、利用・加工、委託、保管・バックアップの段階ごとに、取扱い方法、責任者・担当者及びその任務について策定しております。
【組織的安全管理措置】
・個人情報の取扱いに関するか事務取扱責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及びに当該事業者が取扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法や「個人情報保護マニュアル」に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報事務取扱責任者への報告連絡体制を整備しています。
・個人情報の取扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しています。
【人的安全管理措置】
・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育を実施しています。
・個人情報についての秘密保持に関する事項を秘密保持等に関する誓約書で担保しており、すべての従業者と秘密保持等に関する誓約書を締結しております。
【物理的安全管理措置】
・個人情報の取扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
【技術的安全管理措置】
・アクセス制限を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
【委託先の管理】
　個人情報を取り扱う委託先について、契約条件及び安全管理措置を確認し、取扱状況を定期的に確認しています。
【クラウドサービス及びAIの利用に関する管理】
　利用するサービス及び送信する情報の範囲を定め、アクセス権限、通信の保護、ログ及びキャッシュ等の保存条件、保存期間並びに削除方法を管理しています。また、書類の読取り結果について必要な精度確認を行っています。
【外的環境の把握】
　外国で個人情報を取り扱う場合は、サービス提供事業者から得られる情報等に基づき、当該外国の個人情報保護制度等を把握した上で、安全管理措置を講じています。

　具体的な安全管理措置については下記【問合せ窓口】よりお問い合わせください。

（９）個人情報の取扱いの委託

　当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部又は一部を外部の事業者に委託することがあります。委託には、クラウドサービス及びAIを用いた書類の読取り・電子データ化等の情報処理を含みます。
　委託に際しては、委託先の個人情報保護体制及び安全管理措置を確認し、契約その他の適切な方法により個人情報の適正な取扱いを確保するとともに、必要かつ適切な監督を行います。
　委託元からお預かりした個人情報については、委託元との契約及び指示に従って取り扱い、再委託について必要な手続を行います。

（１０）クラウドサービス及びAIによる書類の読取り

　当社は、RibbonSystemの受託業務において、各種受付表やサービス申込書等の読取り及び電子データ化を補助するため、Googleが提供するAIサービスを利用することがあります。処理の対象には、書類に記載された氏名、住所、電話番号、車両情報、申込内容等のうち、受託業務の遂行に必要な情報が含まれます。送信する情報は、処理に必要な範囲に限定します。
　当社は、当該情報をAIモデルの学習又は追加学習に使用することを許可又は指示しません。また、当社独自の目的での利用は行いません。
　読取り結果については、誤読等による誤登録や誤送信を防ぐため、担当者による確認その他の必要な精度確認を行います。

（１１）外国における個人情報の取扱い

　当社が利用するクラウドサービスには、日本国外で個人情報が処理されるものがあります。
　Googleが提供するAIサービスでグローバルエンドポイントを利用する場合、AIによる処理を日本国内又は特定の国・地域に限定することは保証されません。処理場所はサービス提供事業者の運用により決定されるため、個々の処理が行われる国・地域を当社が事前に特定できない場合があります。
当社は、サービス提供事業者が公表又は提供する情報に基づき、契約上の取扱条件、処理・保存場所、再委託先及び外国の個人情報保護制度等の外的環境を把握し、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
　外国にある第三者への個人データの提供に該当する場合は、本人同意の取得又は法令に定める基準に適合する体制の確認等、法令上必要な措置を講じた上で取り扱います。基準に適合する体制を根拠とする場合は、相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講じ、法令に従い、本人の求めに応じて必要な情報を提供します。
　利用するサービス、外国における取扱い及び安全管理措置については、当社の個人情報問合せ窓口にお問い合わせください。

【問合せ窓口】

窓口の名称	個人情報問合せ窓口
連絡先	窓口責任者：個人情報保護管理者 玉野 武志 住所：山口県周南市鼓海2丁目118-67 電話/FAX：0834-26-0005 / 0834-26-0004